Intitulé du poste

Secrétaire du service

Code du poste

1043-02

Fonction

Secrétaire/assistant de gestion administrative

Affectation (direction, pôle, service, cellule)

Direction de l’enfance et de la famille, Service qualités des prestations

Rattachement hiérarchique (fonction)

Responsable du service

Résidence administrative

Toulon

Cadres d’emplois

Adjoints administratifs territoriaux

Missions du poste :

Sous l’autorité du responsable hiérarchique vous serez chargé(e) :

- d’assurer les tâches administratives et techniques relatives au fonctionnement du secrétariat du service départemental de la qualité des prestations.

Activités :

- Gérer les courriers : envoi et enregistrement,

- Assurer l’accueil téléphonique du service et formaliser l’objet des messages reçus,

- Réaliser la saisie de documents de formes et de contenus divers : courriers, rapports de visites, PV de conformité, comptes rendus de réunion, rapports de campagnes tarifaires et rapports d’activités,

- Élaborer et renseigner les tableaux de suivi des activités du service et d’indicateurs échéanciers, répertoires des établissements,

- Élaborer et renseigner les tableaux de suivi des ESSMS (autorisation, extension, prix de journée, places vacantes, activités),

- Participer au suivi administratif des établissements (transmission des arrêtés de prix de journées, des actes administratifs, tenue des dossiers…),

- Gérer les conventions ou arrêtés d’autorisation, d’extension ou renouvellement et de prix de journée (enregistrement des arrêtés sur Airdelib, notification…),

- Gérer l’organisation d’une arborescence informatique partagée et le classement des dossiers dématérialisés,

- Réaliser le classement des dossiers (support papier et dématérialisé),

- Saisie des données des ESSMS dans la base Gestionnaire,

- Participer à la prise de note des réunions de pilotage et évaluations des nouveaux dispositifs,

- Participer à la procédure d’appels à projet et à l’organisation de la commission d’appel à projet (réception des candidatures, suivi des courriers et des notifications aux candidats)

- Contrôler la pré-facturation des Maisons d’Enfants à Caractère Social et services,

- Produire un outil de contrôle et de corrections des données : élaborer, éditer, transmettre le rapport d’anomalie et des écarts afin de correction dans le logiciel GENESIS par les services concernés.

Activités annexes :

- Participer à la mise en œuvre d’une facturation informatisée des prix de journée des ESSMS,

- Préparation administrative des prix de journées des Maisons d’Enfants à Caractère Social et services (convocations, gestion du calendrier des négociations, notifications diverses),

- Participer à la procédure d’exploitation des rapports d’évaluations internes et externes,

Sujétions particulières liées au poste (horaires spécifiques, déplacements, astreintes….) :

- Mutualisation et partage de certaines tâches pour équilibrer la charge de travail selon le contexte d’activité (mise en œuvre du contrôle de la qualités des services, appel à projet, absence pour congés légaux),

- Polyvalence des tâches administratives et techniques,

- Déplacements sur site,

- Participation à des actions transversales aux directions du Conseil départemental.

Compétences requises :

Savoir (connaissances)

• Connaître l’organisation, les missions et le fonctionnement de la collectivité.

Savoir-faire (compétences techniques)

• Maîtriser les outils informatiques et bureautiques (Libre office, Gmail, Power Point…),

• Maîtriser GENESIS, AIR DELIB, GESTIONNAIRE, ESUB, SEDIT,

• Respect des procédures établies.

Savoir-être (aptitudes personnelles)

• Organisation et rigueur,

• Aptitude au travail en équipe,

• Discrétion.