Secrétaire d'Unité Territoriale Sociale - Sainte Maxime (H/F)

Détail du poste

Missions du poste :

Sous l’autorité du responsable de service, vous serez chargé(e) :
• d'exercer des activités de secrétariat auprès des équipes du centre de
solidarités ; en complémentarité avec celles des agents d’accueil lorsqu'ils
existent.

Activités principales :

Assurer l'accueil téléphonique au sein du service
• Réception des appels, écoute et primo-évaluation de la demande, orientation,
prise de rendez-vous en fonction des plannings, prise en compte et suivi des
messages), assurer l'articulation avec les agents (travailleurs sociaux,
administratifs et cadres de l’UTS), suivre les indicateurs relatifs à l’accueil
téléphonique via les outils existants.
Assurer l'accueil physique des personnes
• Réception du public, écoute et primo-évaluation de la demande, orientation des
personnes, prise de rendez-vous en fonction des agendas et des plannings,
• Diriger ou accompagner si besoin les personnes accueillies auprès du référent,
• Veiller à la transmission d’information auprès du cadre hiérarchique en cas
d’incident,
• Assurer l'articulation avec les équipes sociales et la personne référente (suivi de
la demande),
• Suivre les indicateurs relatifs à l’accueil physique via les outils existants.

Activités de secrétariat :

• Gérer les courriers courants (mails, lettres, notes et rapports), en assurer la
traçabilité par les moyens mis à la disposition au sein du service (enregistrement,
copie, classement, envoi) et la distribution,
• Assurer la rédaction et la frappe des écrits produits par les travailleurs sociaux
(courriers, notes administratives, synthèses, compte-rendu de réunion, rapports
et enquêtes, évaluations),
• Veiller à l'archivage selon les procédures en vigueur,
• Gérer les plannings de rendez-vous des équipes dont le secrétaire de service
social est le référent,
• Assurer la gestion des plannings de rendez-vous en vue l’organisation des
entretiens d’orientation en lien avec la direction du développement social et de
l'insertion ainsi que les partenaires externes,
• Activités spécifiques de secrétariat en lien avec la mise en oeuvre des dispositifs
d’action sociale en articulation avec les assistants socio-éducatifs référents
(consultation CDAP, enregistrement sur l'application GENESIS des décisions
prises par les équipes pluridisciplinaires pour le RSA, des décisions d’aides
financières, MASP, échéanciers RSA, dispositifs action sociale, suivi des
échéanciers, saisie sur PROGDIS…),
• Créer, mettre à jour, classer et procéder à l'archivage annuel des dossiers sociaux
en articulation avec les travailleurs sociaux selon les procédures en vigueur à la
direction,
• Assurer une veille documentaire (recherche, classement, actualisation, mise à
jour des guides, diffusion).
Participer à l’élaboration et au suivi des indicateurs
• Saisir les informations sur les applications spécifiques aux dispositifs (GENESIS,
PROGDIS),
• Saisir et fiabiliser les indicateurs d’activités de l’UTS et statistiques mensuelles
sur les tableaux de bord dédiés, participer à l'élaboration d’outils informatiques.
Activités annexes
• Participer aux réunions d'équipe, aux réunions de service et aux instances créées
au sein du territoire,
• Participer à des groupes de travail, à l’instance collégiale territoriale lorsqu'elle
existe sur l'UTS,
• Soutenir et remplacer les collègues en cas d'absence, sur le même site ou sur
des sites différents au sein d’une même UTS,Intervenir en complémentarité du travailleur social pour la construction de
certaines enquêtes et/ou demandes d’aides,
• Assurer la gestion de la logistique (commandes de fournitures de bureau et
imprimés), être personne ressource au sein de son équipe pour les
problématiques liées au matériel et aux équipements.

Profil, Expérience, Formation

Compétences requises :


Savoir (connaissances)

• Connaissance du fonctionnement et des procédures administratives de
l'institution départementale,
• Maîtrise des règles de l’orthographe et des règles de grammaire,
• Connaissance des métiers de secrétariat.
• Maîtrise des outils de bureautique (gmail, drive, writer, calc)


Savoir-faire (compétences techniques)

• Savoir organiser son temps de travail entre ses différentes missions,
• Capacités rédactionnelles,
• Capacités d’adaptation,
• Capacités de travail en équipe,
• Capacités d’adaptation aux outils informatiques.


Savoir-être (aptitudes personnelles)

• Sens de l'écoute,
• Disponibilité et patience,
• Diplomatie,
• Ouverture d'esprit,
• Rigueur,
• Discrétion.

Département du Var : 1 062 939 millions d'habitants / 5200 agents 

Terre de tourisme, de culture , de loisirs, mais aussi d'idées, d'innovation et d'échange, le Département du Var a depuis toujours su s'adapter et diversifier ses atouts. Les fonctionnaires y travaillent dans une culture de résultat. Le Département offre à ses collaborateurs une organisation du temps de travail et un régime de primes motivants. Au coeur d'un département à l'identité géographique , climatique et historique renommée, rejoignez nous et donnez une impulsion à votre carrière professionnelle​.

Postuler
Ce site web utilise des cookies pour la réalisation des statistiques de visites. Ils nous permettent également d'assurer un bon fonctionnement de nos services. En poursuivant votre navigation, vous acceptez l'utilisation de ces cookies.
Pour plus d'informations, Lire la politique des cookies >>.