Intitulé du poste

Secrétaire médico-social(e)

Code du poste

1292-04

Fonction

Assistant(e) de gestion administrative

Affectation (direction, pôle, service, cellule)

Direction de l'action sociale de proximité

Unité territoriale sociale Toulon

Service action sociale prévention insertion Carnot 1

Rattachement hiérarchique (fonction)

Responsable de service

Résidence administrative

Toulon

Cadres d’emplois

Adjoints administratifs territoriaux

Grades plafond

Adjoint administratif principal

Groupe de fonction

C2-3

NBI (nb de points)

Missions du poste :

Sous l’autorité du responsable de service, vous serez chargé.e d'exercer des activités de secrétariat auprès des équipes d’encadrement de l’unité territoriale sociale ou du pôle médico-social et du centre de solidarités de rattachement ; en complémentarité des agents d’accueil lorsqu'ils existent.

Activités principales :

Assurer l'accueil téléphonique au sein du service

• Réception des appels, écoute et primo-évaluation de la demande, orientation, prise de rendez-vous en fonction des plannings, prise en compte et suivi des messages), assurer l'articulation avec les agents (travailleurs sociaux, administratifs et cadres de l’UTS), suivre les indicateurs relatifs à l’accueil téléphonique via les outils existants.

Assurer l'accueil physique des personnes

• Réception du public, écoute et primo-évaluation de la demande, orientation des personnes, prise de rendez-vous en fonction des agendas et des plannings,
• Diriger ou accompagner si besoin les personnes accueillies auprès du référent,
• Veiller à la transmission d’information auprès du cadre hiérarchique en cas d’incident,
• Assurer l'articulation avec les équipes sociales et la personne référente (suivi de la demande),
• Suivre les indicateurs relatifs à l’accueil physique via les outils existants.

Activités de secrétariat

• Gérer les courriers courants (mails, lettres, notes et rapports), en assurer la traçabilité et la distribution par les moyens mis à disposition au sein du service (enregistrement, copie, classement, envoi),
• Aider à la rédaction et mettre en forme les écrits produits par les travailleurs sociaux et psychologues (courriers, notes administratives, synthèses, compte-rendu de réunion, rapports et enquêtes, évaluations),
• Gérer les plannings de rendez-vous des équipes dont le secrétaire est référent, ainsi que les rendez-vous destinés aux entretiens d'orientation en lien avec la direction du développement social et de l'insertion et les partenaires externes,
• Activités spécifiques de secrétariat en lien avec la mise en œuvre des dispositifs d’action sociale en articulation avec les assistants socio-éducatifs référents (consultation CDAP, enregistrement sur l'application GENESIS des décisions prises par les équipes pluridisciplinaires pour le RSA, des décisions d’aides financières, AEB et MASP, échéanciers RSA, dispositifs d'action sociale, suivi des échéanciers, saisie sur PROGDIS…),
• Créer, mettre à jour, classer et procéder à l'archivage annuel des dossiers sociaux en articulation avec les travailleurs sociaux selon les procédures en vigueur à la direction, 
• Gérer le planning des congés de l'équipe,
• Assurer une veille documentaire (recherche, classement, actualisation, mise à jour des guides, diffusion).
  

Participer à l’élaboration et au suivi des indicateurs

• Saisir les informations sur les applications spécifiques aux dispositifs (GENESIS, PROGDIS),
• Saisir et fiabiliser les indicateurs d’activités de l’UTS et statistiques mensuelles sur les tableaux de bord dédiés, participer à l'élaboration d’outils informatiques.

Activités annexes :

• Participer aux réunions et aux groupes de travail, organiser des réunions,
• Soutenir et remplacer les personnels administratifs en cas d'absence, sur le même site ou sur des sites différents au sein d’une même UTS,
• Intervenir en complémentarité du travailleur social pour la construction de certaines enquêtes et/ou demandes d’aides,
• Être force de propositions dans la mise en place des organisations des secrétariats auprès des équipes, le développement d’outils permettant d'améliorer la qualité du service rendu et des conditions d’exercice professionnel,
• Assurer la gestion de la logistique (commandes de fournitures de bureau et imprimés), être personne ressource au sein de son équipe pour les  problématiques liées au bâtiment, au matériel et aux équipements (copieurs, véhicules, etc.).