Secrétaire du service social d'accompagnement et de coordination gérontologique DA 915-05 (H/F)ext

Catégorie C
Réf. 915-05
Résidence administrative TOULON
Date limite de candidature 28/12/2022

Détail du poste

FICHE DE FONCTION

Intitulé du poste	Secrétaire du service social d'accompagnement et de coordination gérontologique
Code du poste	915-05
Fonction	Assistant de gestion administrative
Affectation (direction, pôle, service, cellule)	Direction de l'autonomie, Pôle prestations d'autonomie, Service social d'accompagnement et de coordination gérontologique
Rattachement hiérarchique (fonction)	Responsable de service
Résidence administrative	Toulon
Cadres d’emplois	Adjoints administratifs territoriaux
Grades plafond	Adjoint administratif principal de 1ère classe
Groupe de fonction	Assistant de gestion administrative C2-3
NBI (nb de points)	Non renseigné
Missions du poste : Sous l'autorité du responsable de service vous serez chargé(e) : d’exercer des activités de secrétariat auprès des équipes sociales, de l’équipe d’accueil familial et de l’équipe de cadres du service
Activités : Assurer l’accueil téléphonique : ▪ Réceptionner les appels, (écoute et identification de la demande), ▪ Clarifier la demande en posant des questions, reformuler une demande complexe, adapter sa communication en fonction de la demande et de l’interlocuteur, ▪ Gérer les éventuelles situations de tension et réagir avec pertinence dans les situations d’urgence, ▪ Renseigner les demandes de premier niveau, ▪ Orienter les demandes vers l’interlocuteur concerné, ▪ Formaliser et transmettre les messages aux professionnels concernés, ▪ Assurer l’articulation avec les agents du service (travailleurs sociaux, administratifs et cadres) Activités de secrétariat : ▪ Gérer les courriers courants (mails, lettres, notes et rapports), en assurer la traçabilité et la distribution par les moyens mis à disposition au sein du service (enregistrement, copie, classement, envoi), ▪ Saisie et mise en forme des écrits des travailleurs sociaux et des cadres, ▪ Réceptionner, renseigner et transmettre les fiches de liaison des établissements sanitaires dans le cadre du partenariat SSANG/centres hospitaliers, ▪ Créer, classer et procéder à l’archivage des dossiers sociaux en articulation avec les travailleurs sociaux selon les procédures en vigueur à la direction, Participer à l’élaboration et au suivi des indicateurs : ▪ Saisir et fiabiliser les indicateurs d’activités du secrétariat,

Sujétions particulières liées au poste (horaires spécifiques, déplacements, astreintes….) :
Habilitations et EPI obligatoires :

Profil, Expérience, Formation

Compétences requises :

Savoir (connaissances)

▪ Connaissance du fonctionnement et des procédures administratives de la collectivité,

▪ Connaissance des missions des services de la direction,

▪ Connaissance des missions des partenaires du secteur social, médico-social et sanitaire,

▪ Connaissances des dispositifs du domaine social et relatifs au public âgé,

▪ Connaissances des techniques de base de l’accueil,

▪ Maîtrise des règles de l’orthographe et des règles de la grammaire,

▪ Connaissances des métiers de secrétariat.

Savoir-faire (compétences techniques)

▪ Savoir organiser son temps de travail entre ses différentes missions,

▪ Maîtriser les techniques de communication et de gestion des conflits,

▪ Savoir identifier et gérer un appel prioritaire, gérer une situation difficile et identifier les limites de son intervention,

▪ Maîtriser les outils bureautiques (gmail, intranet, drive, libreoffice) et du logiciel métier (GENESIS),

▪ Appliquer et respecter les consignes, les procédures internes,

▪ Disposer de capacités d’adaptation et de travail en équipe.

Savoir-être (aptitudes personnelles)

▪ Capacité d’adaptation en fonction de son interlocuteur,

▪ Capacité d’accueil, d’écoute et de dialogue,

▪ Courtoisie, calme et politesse,

▪ Sens du service public,

▪ Respecter le devoir de réserve et le principe de discrétion professionnelle.

Postuler