Apprenti Assistant de direction auprès de la DGS (H/F)

Missions du poste : 

Sous l'autorité fonctionnelle du DGS, assister le DGS en termes d'organisation, d'accueil physique et téléphonique, de constitution, de suivi et de classement des dossiers.

Sous l'autorité hiérarchique du responsable du service d’appui à la DGS, s'inscrire dans la synergie de l'équipe des assistantes de la direction générale dans la mise en œuvre collective des fonctions d’appui à la DG.

Activités principales : 

- participer à la qualité des productions de la direction générale (relecture et mise en forme de documents, de courriels, rédaction de compte-rendus, etc). 

- assurer l'accueil téléphonique et physique de la DGS,

- gérer les agendas,

- organiser et planifier des réunions, rendez-vous et préparer les dossiers correspondants en lien avec les directions,

- assurer l’affectation des courriers dans ELISE et assurer une veille sur les courriers suivis,

- assurer le traitement des boîtes de messagerie électroniques DGS : demandes de RDV, alerte messages urgents ou non traités, etc. 

- participer à l'affectation et au suivi des dossiers gérés par le DGS (tableaux d'enregistrement, gestion des parapheurs),

- assurer le suivi des congés des agents rattachés fonctionnellement au DGS (vérification des intérims, etc.),

- assurer la bonne diffusion des décisions et des demandes du DGS au sein de l'équipe et à destination des directions concernées,

- assurer l'interface avec les assistantes des DGA et des directeurs,

- assurer la gestion administrative et logistique de la direction générale (commande des fournitures, EPI, ordres de mission, réservations de véhicules, inscription en formations, etc.) 

- assurer un renfort ou l'intérim ponctuel d’autres assistantes de la direction générale

Sujétions particulières liées au poste (horaires spécifiques, déplacements, astreintes….) :

Disponibilité horaire

Et les avantages ? 

Titres - restaurant (9.20€)

25 jours de congés annuels + 10j RTT et compte épargne temps

Formule au choix 36h30 sur 4.5j ou 36h30 sur 4j par quinzaine

Participation mutuelle et prévoyance au choix

Participation aux frais de transport en commun 

Des offres loisirs, sport et culture pour les agents départementaux

Collectivité conventionnée par le FIPHFP