Apprenti Chargé d'accueil (H/F)
- Type de contrat Contrat d'apprentissage
- Durée du contrat Durée de l'apprentissage
- Catégorie C
- Réf. DME2401
- Résidence administrative TOULON
- Date limite de candidature 20/04/2024
Détail du poste
Missions du poste :
Assurer l’accueil téléphonique
Assurer l'accueil physique dans le cadre de remplacements prévus
Garantir l’image du Conseil Départemental par une gestion qualitative de l'accueil et des appels téléphoniques.
Activités :
Activités principales
Assure l’accueil téléphonique des professionnels et des usagers :
- Gère l'accueil téléphonique du Département
- Renseigne les demandes de premier niveau
- Oriente les autres demandes vers le service compétent
- Mise en relation des correspondants
- Effectue les recherches nécessaires pour déterminer l’interlocuteur concerné
- Note et transmet les messages aux professionnels concernés.
Activités annexes sur la base d'un planning, en cas d'absence d'agent d'accueil physique :
Assure l’accueil physique des sites administratifs :
- Oriente le public vers le service compétent
- Réceptionne les dossiers déposés par les usagers
- Renseigne le carnet visiteurs : nom, heure, service concerné
- Vérifie et enregistre les coordonnées des personnes
- Note et transmet les messages aux professionnels concernés.
- Attribue les badges visiteurs
- Assure l'accueil des manifestations en cas de besoin
- Gère des accès WIFI visiteurs
Sujétions particulières liées au poste (horaires spécifiques, déplacements, astreintes….) :
En cas de remplacement d'un agent d'accueil physique :
- possibilité de changement ponctuel de plage horaire
- Respect du code vestimentaire appliqué au service : pantalon noir, haut uni, badge accueil
Polyvalence sur l'ensemble des sites administratifs d'accueil physique du secteur Toulon
Et les avantages ?
Titres - restaurant (9.20€)
25 jours de congés annuels + 10j RTT et compte épargne temps
Formule au choix 36h30 sur 4.5j ou 36h30 sur 4j par quinzaine
Participation mutuelle et prévoyance au choix
Participation aux frais de transport en commun
Des offres loisirs, sport et culture pour les agents départementaux
Collectivité conventionnée par le FIPHFP
Profil, Expérience, Formation
Compétences requises :
Savoir (connaissances)
Connaître les règles de base liées à l’accueil protocolaire pour la participation aux événements
Connaître le fonctionnement des sites administratifs
Connaître l’organisation des directions et des services du Conseil départemental et leurs principales missions
Avoir une vision globale des missions des différents partenaires institutionnels du Conseil Départemental : Préfecture, Région, Mairie, CCAS, CAF
Avoir une connaissance globale des différents dispositifs liés à la compétence sociale du Département.
Savoir-faire (compétences techniques)
Savoir appliquer les techniques de communication liées à l’accueil physique et à l’accueil téléphonique
Savoir identifier et gérer un appel prioritaire
Savoir apprécier l’urgence d’une situation et alerter sa hiérarchie
Savoir identifier les limites de son champ d’intervention
Savoir appliquer les procédures internes d’accueil
Savoir utiliser les techniques pour désamorcer l’agressivité
Savoir gérer une situation difficile
Savoir utiliser internet, intranet, outil POPC (poste opérateur sur PC)
Savoir utiliser Gmail
Savoir utiliser open office : traitement de texte et tableur
Savoir-être (aptitudes personnelles)
Être à l’écoute
Être courtois et respectueux
Être calme et posé
Être respectueux des consignes
Savoir rendre compte
Respecter le devoir de discrétion