Apprenti Secrétaire de direction - CDE (H/F)

Missions du poste :
Sous la hiérarchie du Chef d’établissement, le secrétaire de direction est chargé de
mettre en œuvre des activités d'administration générale, de s'inscrire en transversal sur
les activités développées et de contribuer à leur réalisation.
Il assure la tenue de l'agenda et le secrétariat de la direction générale de la structure.

Activités principales :

1/ Contribuer à l’élaboration et au suivi des dossiers de pilotage de
l’établissement

▪Rédiger des notes, synthèses, documents et comptes-rendus ;
▪ Rechercher des documents et des informations diverses : collectes, synthèses
d'informations (suivi des effectifs, statistiques d'activité, etc.) ;
▪Coordonner les informations autour des dossiers : mise à jour, intégration de nouveaux
éléments, mise à disposition des divers documents ;
▪ Participer à diverses commissions, réunions... (réunions de direction, réunions
collectives,...).

2/ Réaliser l'instruction de dossiers

▪ Instruire les dossiers : répertorier les pièces indispensables, renseigner les éléments,
procéder à l'élaboration des documents nécessaires à la constitution de dossiers
(synthèses, notes, fiches de procédure...) ;
▪ Procéder à l’analyse des éléments des dossiers et élaborer les propositions de
réponse ;
▪Assurer le suivi de dossiers : respect des procédures, vérification, contrôle, respect des
délais et échéanciers, communication des réponses aux usagers ;
▪ Centraliser et assurer la conservation de tous les documents institutionnels, de
gouvernance (PV instances, etc), de gestion (organigramme, etc), de fonctionnement
(réseau-arborescence, droits d'accès, dotation informatique, etc).

3/ Assurer un suivi logistique de 1er niveau

▪ Organiser des réunions et séances de travail ; en assurer la logistique (réservations
salle, matériel, ...)

4/ Participer à la création ou à l'amélioration des outils de gestion, logiciels

▪Administrer des bases de données en matière de statistiques d’activité

▪Concevoir et mettre en place des outils de suivi et de mesure de l'activité (tableaux de
bord, check list...)
▪Réaliser des états, requêtes et tableaux de bord

5/ Gérer des plannings et des agendas

▪Tenir le ou les agenda(s) , fixer des rendez-vous

6/ Assurer un suivi administratif

▪Assurer le suivi de document, centraliser des demandes administratives, des éléments
divers ;
▪Assurer la gestion des courriers arrivée et départ et en assurer la traçabilité ;
▪Tenir les échéanciers assurer les relances.

7/ Assurer les demandes et les besoins

▪ Gérer l'approvisionnement en fournitures (commande, réception, distribution et suivi
des dépenses par services) ;
▪Gérer les bons de commande à l'imprimerie ;
▪Gérer les demandes et les besoins avec la DSIN (droits d'accès, dotation matériel, etc).
Sujétions particulières liées au poste (horaires spécifiques, déplacements,
astreintes....) :
▪ Horaires 8h30 – 16h30 ou 9h00 - 17h00(du lundi au vendredi)
▪ Pause méridienne : 32 minutes dont 20 minutes inclus dans le temps de travail
▪ 1/2 RTT par semaine ou 1 RTT tous les 15 jours