DAJ - Assistant de direction (H/F)

Le poste 

Nature de l’emploi : statutaire          
Localisation : Toulon
Référence du poste : 854-02

FICHE DE POSTE

Qui sommes-nous ?

La Direction des affaires juridiques est une direction support du Département placée sous l’autorité de la Direction Générale Adjointe pour la Modernisation et la Performance de l'administration.
Basée au sein du bâtiment des Lices à Toulon, elle est composée de 23 agents intervenant au sein de 3 services ; service juridique, service assurances et services documentation.
Son périmètre d’intervention recouvre trois types de missions : 
Anticiper: garantir l’accès à la ressource documentaire, souscrire et suivre les contrats d’assurance, prévenir les risques assurantiels, conduire une veille juridique
Conseiller: apporter des réponses aux demandes de conseils d’ordre juridique,documentaire ou assurantiel émanant de l’autorité territoriale ou des autres directions
Réparer: représenter et défendre les intérêts de la collectivité à l’amiable et au contentieux, établir les dépôts de plainte et dossiers de constitution de partie civile,gérer les demandes de protection fonctionnelle et de protection juridique des agents et des élus dans le cadre de leurs missions, gérer les sinistres.

Vos missions

Sous l'autorité directe du Directeur des Affaires Juridiques, l'assistant(e) de direction assure le secrétariat de la direction et garantit la gestion administrative des dossiers transversaux.

Secrétariat de direction : organisation et planification des réunions, gestion d'agenda, accueil physique et téléphonique, gestion du courrier via l'application ELISE, préparation et suivi des CODIR DAJ (rédaction de notes de synthèse et de compte rendus). 
Appui à la gestion : suivi des dossiers communs aux services juridique, assurances et documentation ; tri, classement et archivage des documents.
Missions de référent : Référent archives, formation, RGPD... de la DAJ .

Quelles sont les conditions de travail ?

Assurer la continuité du service : remplacement et soutien ponctuel de la secrétaire du service juridique.

Quels sont les avantages ? 

Titres - restaurant (9.20€)
25 jours de congés annuels + 10j RTT et compte épargne temps
Formule au choix 36h30 sur 4.5j ou 36h30 sur 4j par quinzaine
Participation mutuelle et prévoyance au choix
Participation aux frais de transport en commun 
Régime indemnitaire départemental (RIFSEEP)
Des offres loisirs, sport et culture pour les agents départementaux
Collectivité conventionnée par le FIPHFP

Les conditions à remplir pour postuler

Connaître les méthodes de traitement et de diffusion de l'information
Maîtriser l'outil informatique
Maîtriser les techniques de rédaction
Maîtriser les techniques de secrétariat et de rédaction administrative
Respecter les procédures internes au Département

Vous êtes rigoureux, méthodique et possédez une bonne capacité de prise de parole et des qualités relationnelles
Vous savez faire preuve de discrétion professionnelle et de respect de la confidentialité 
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