1301-03 - Secrétaire médico-sociale - UTS Toulon - Service enfance 4 (H/F)

Détail du poste

Sous l’autorité du responsable de service, vous serez chargé(e) d'exercer des activités
de secrétariat auprès de l'équipe enfance et de l’équipe d’encadrement de l’unité
territoriale sociale ; en complémentarité des activités des agents d’accueil lorsqu’ils
existent.
Activités principales :
Assurer l'accueil téléphonique au sein du service
● Réception des appels, écoute et primo-évaluation de la demande, orientation,
prise de rendez-vous en fonction des plannings, prise en compte et suivi des
messages),
● Assurer l'articulation avec les agents (travailleurs sociaux, administratifs et
cadres de l’UTS),
● Suivre les indicateurs relatifs à l’accueil téléphonique via les outils existants.
Assurer l'accueil physique des personnes
● Réception du public, écoute et primo-évaluation de la demande, orientation des
personnes, prise de rendez-vous en fonction des agendas et des plannings,
● Diriger ou accompagner si besoin les personnes accueillies auprès du référent,
● Veiller à la transmission d’information auprès du cadre hiérarchique en cas
d’incident,
● Assurer l'articulation avec les équipes sociales et la personne référente (suivi de
la demande),
● Suivre les indicateurs relatifs à l’accueil physique via les outils existants.

Activités de secrétariat

● Gérer les courriers courants (mails, lettres, notes et rapports), en assurer la
traçabilité par les moyens mis à la disposition au sein du service (enregistrement,
copie, classement, envoi) et la distribution,
● Assurer la rédaction et mettre en forme les écrits produits par les travailleurs
sociaux et psychologues (courriers, notes administratives, synthèses,
compte-rendu de réunion, rapports et enquêtes, évaluations),
● Gérer les plannings de rendez-vous des équipes, suivre les attributions des
mesures, veiller aux échéances, suivre les dossiers d’agrément adoption, gérer et
suivre les autorisations de sortie des mineurs confiés, suivre et veiller aux
échéances des contrats d’insertion des familles accompagnées,
● Centraliser les demandes d’information et de la CRIP et informer le cadre,
● Préparer et organiser les commissions, concertations et réunions, participer aux
réunions et rédiger les compte-rendus,
● Créer, mettre à jour, classer et procéder à l'archivage annuel des dossiers
sociaux en articulation avec les travailleurs sociaux selon les procédures en
vigueur à la direction,
● Gérer le planning des congés de l’équipe,
● Assurer une veille documentaire (recherche, classement, actualisation, mise à
jour des guides, diffusion).

Participer à l’élaboration et au suivi des indicateurs

● Saisir les informations sur les applications spécifiques aux dispositifs (GENESIS),
● Saisir et fiabiliser les indicateurs d’activités de l’UTS et statistiques mensuelles
sur les tableaux de bord dédiés, participer à l'élaboration d’outils informatiques.
Activités annexes :

● Participer aux réunions d'équipe, aux réunions de service, participer à des
groupes de travail,
● Soutenir et remplacer les collègues en cas d'absence, sur le même site ou sur des
sites différents au sein d’une même UTS,
● Intervenir en complémentarité du travailleur social pour la construction de
certaines enquêtes et/ou demandes d’aides,
● Etre force de propositions dans la mise en place des organisations des
secrétariats auprès des équipes, le développement d’outils pouvant améliorer la
qualité du service rendu et des conditions d’exercice professionnel,
● Assurer la gestion de la logistique (commandes de fournitures de bureau et
imprimés), être personne ressource au sein de son équipe pour les
problématiques liées au matériel et aux équipements.

Profil, Expérience, Formation

Savoir (connaissances)
● Connaissance du fonctionnement et des procédures administratives de la
collectivité,
● Connaissance des missions CSH et de la direction,
● Maîtrise des règles de l’orthographe et des règles de grammaire,
● Connaissance des métiers de secrétariat,
● Connaissance des règles de base de la communication.
Savoir-faire (compétences techniques)
● Savoir organiser son temps de travail entre ses différentes missions,
● Capacités rédactionnelles,
● Capacités d’adaptation et de travail en équipe,
● Maîtrise des outils de bureautique (gmail, drive, writer, calc).
Savoir-être (aptitudes personnelles)
● Sens de l'écoute,
● Disponibilité, patience et diplomatie,
● Ouverture d'esprit,
● Rigueur,
● Discrétion.

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