1063-02 Coordonnateur(trice) d'assistance technico-commerciale (H/F)

Détail du poste

Missions du poste :
- Assure la coordination organisationnelle et technique des agents du secrétariat technique
- Assure l’accueil des clients, des échantillons, la rédaction des offres de prix, la gestion des rapports d’essais.

Activités principales :
Coordinateur du secrétariat technique:
- organise les plannings et planifie les congés des agents du secrétariat technique,
- assure la répartition équitable de la charge de travail entre les agents répartis entre les deux sites du LDAI,
- met en place et suit les projets organisationnel et technique,
- structurants validés par le responsable du pôle,
- propose les indicateurs qualité du secrétariat technique et assure le tableau de bord du service,
- organise les réunions périodiques du service.


Accueil du client, enregistrement des échantillons
- Accueille les clients et gère leurs demandes, accueille les fournisseurs,
- délivre au client des flaconnages spécifiques aux analyses demandées.
- enregistre les échantillons : contrôle, identification, étiquetage, stockage, saisie identifiants et poste terrain,
- confectionne les colis pour sous-traitance de routine,
- dématérialise les documents entrants,
- renseigne le planning LIMS de dépôt prévisionnel des échantillons,
- assure le transfert d’échantillons en routine entre les 2 sites du laboratoire et les sous-traitants.

Édition et expédition des résultats d’analyses
- Gère les rapports d’essais : édition, vérification et expédition, classement des dossiers.

Back office
- Établit les contrats, gère le suivi des documents s’y référant (demande, devis BPA, ...),
- assure la complétude des contrats-clients au retour des bons pour accords en vue de la transmission de l’information au service prélèvements,
- assure le suivi commercial auprès de la clientèle (relances, demandes de renseignements complémentaires),
- participe aux travaux d’actions commerciales ciblées (mailings, phonings...),
- participe à la mise à jour de la base tiers et de différentes bases informatiques (points de prélèvements, etc.).

Mails, secrétariat, téléphone
- Gère les mails de la boîte LDAI83@var.fr,
- classe, archive les documents liés à l’activité analytique,
- filtre et oriente les appels téléphoniques,
- en l’absence du chargé d’appui administratif, assure les réceptions et expéditions du courrier.

Sujétions particulières liées au poste (horaires spécifiques, déplacements, astreintes....) :
- Déplacements sur le territoire du département du Var ;
- Utilisation d'outils informatiques ;
- Astreintes (sécurité sanitaire) ;
- Mobilisation prioritaire lors des alertes et crises sanitaires.


Habilitations spécifiques :
- Blouse, gants, lunettes de sécurité (EPI adaptés au contact avec les animaux et adaptés aux risques infectieux) ;
- Certibiocide.

Profil, Expérience, Formation

Compétences requises :
Savoir (connaissances)
Maîtrise de l’outil informatique ;
Utilisation des Suites Office et application mail ;

Maîtrise du logiciel de laboratoire (LIMS) (après formation interne) ;
Bonne rédaction écrite ;
Connaissances ou notions techniques appréciées dans les domaines suivants :
chimie de l’eau, microbiologie, santé animale.


Savoir-faire (compétences techniques)
Respect des procédures qualité ;
Accueil physique et téléphonique.


Savoir-être (aptitudes personnelles)
Rigueur
Aptitude relationnelle, sens de la communication
Sens du travail en équipe
Intérêt et motivation pour le monde du laboratoire
Autonomie, esprit d’initiative, réactivité
Disponibilité
Obligation de discrétion

Département du Var : 1 062 939 millions d'habitants / 5200 agents 

Terre de tourisme, de culture , de loisirs, mais aussi d'idées, d'innovation et d'échange, le Département du Var a depuis toujours su s'adapter et diversifier ses atouts. Les fonctionnaires y travaillent dans une culture de résultat. Le Département offre à ses collaborateurs une organisation du temps de travail et un régime de primes motivants. Au coeur d'un département à l'identité géographique , climatique et historique renommée, rejoignez nous et donnez une impulsion à votre carrière professionnelle​.

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