1257-04 - Secrétaire d'UTS - cellule affaires générales - UTS aire dracénoise (H/F)

Détail du poste

Missions du poste :

 

Sous l’autorité du responsable de service, vous serez chargé(e) de :

  • Assurer le secrétariat général de l'UTS, le secrétariat des responsables de services sur les missions du Pôle RH et Logistique, en complémentarité des autres agents du service.

Profil, Expérience, Formation

 

Activités principales :

Assurer l'accueil téléphonique au sein du service

  • Réception des appels, orientation, prise de rendez-vous en fonction des plannings, transcription des messages, assurer l'articulation avec les agents (travailleurs sociaux, administratifs et cadres de l’UTS), suivre les indicateurs relatifs à l’accueil téléphonique via les outils existants.

Assurer l'accueil physique des personnes

  • Réception du public, orientation des personnes vers le service concerné, éventuellement prise de rendez-vous en fonction des agendas et des plannings.

Secrétariat des responsables de service

  • Aide à la gestion des agendas des cadres, 
  • Participation aux réunions d’équipes et de service, participation à des groupes de travail

Gestion administrative sur le domaine des ressources humaines

  • Accueil des nouveaux agents, gestion des ouvertures de droits informatiques (CDAP, SIAO, GLPI), traitement des accidents de travail, des frais de déplacements, des ordres de mission, distribution des tickets restaurant,
  • Gestion des carrières : candidatures, bilans des CDD, demandes de stagiairisation et titularisation, demandes d’emploi, gestion des mouvements de grèves et autorisations syndicales

Gestion administrative sur le domaine logistique

  • Veiller au suivi de la maintenance des bâtiments et équipements en lien avec les services techniques concernés, suivi des demandes, sécurité des locaux et des agents, véhicules, suivi de l’application des consignes matérielles.
  • Locaux : demandes et suivis des travaux, demande de matériel/mobilier,
  • Véhicules : suivi de l’entretien, remisages, assurances, cartes autoroute,

Activités annexes :

  • Soutenir et remplacer les personnels administratifs en cas d'absence, sur le même site ou sur des sites différents au sein d’une même UTS.

Sujétions particulières liées au poste (horaires spécifiques, déplacements, astreintes….) :

aucune

Habilitations et EPI obligatoires :

aucune

Compétences requises :


Savoir  (connaissances) 

  • Connaissance du fonctionnement et des procédures administratives de la collectivité,
  • Connaissance des missions CSH et de la direction,
  • Maîtrise des règles de l’orthographe et des règles de grammaire,
  • Connaissance des métiers de secrétariat,
  • Connaissance des méthodes d’accueil,

Savoir-faire (compétences techniques)

  • Savoir organiser son temps de travail entre ses différentes missions,
  • Savoir rechercher l'information,
  • Capacités rédactionnelles,
  • Maîtrise des outils de bureautique (gmail, drive, genesis, progdis)

Savoir-être (aptitudes personnelles)

  • Rigueur, organisation et méthode,
  • Goût du travail en équipe,
  • Patience et diplomatie,
  • Discrétion.

Département du Var : 1 062 939 millions d'habitants / 5200 agents 

Terre de tourisme, de culture , de loisirs, mais aussi d'idées, d'innovation et d'échange, le Département du Var a depuis toujours su s'adapter et diversifier ses atouts. Les fonctionnaires y travaillent dans une culture de résultat. Le Département offre à ses collaborateurs une organisation du temps de travail et un régime de primes motivants. Au coeur d'un département à l'identité géographique , climatique et historique renommée, rejoignez nous et donnez une impulsion à votre carrière professionnelle​.

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