Secrétariat d'accueil au service médico-social adulte et agent contentieux (F/H) - 1355-04 - MDPH

Département du Var : 1 062 939 millions d'habitants / 5200 agents 

Terre de tourisme, de culture , de loisirs, mais aussi d'idées, d'innovation et d'échange, le Département du Var a depuis toujours su s'adapter et diversifier ses atouts. Les fonctionnaires y travaillent dans une culture de résultat. Le Département offre à ses collaborateurs une organisation du temps de travail et un régime de primes motivants. Au coeur d'un département à l'identité géographique , climatique et historique renommée, rejoignez nous et donnez une impulsion à votre carrière professionnelle​.

Détail du poste

9eme MDPH de France en termes d’activité,  la Maison Départementale des Personnes Handicapées du Var est située à Ollioules, Technopole Var Matin.  Elle accueille, informe, accompagne et conseille les personnes en situation handicap et leur famille et traite plus de 100 000 demandes par an.

La MDPH du Var, recherche une secrétaire d'accueil médical et agent contentieux pour exercer ses missions au sein du service d’évaluation médico social adulte.

Ce service, composé d’une équipe pluridisciplinaire de médecins, psychologues, infirmiers, assistants sociaux, secrétaires médicales, travaille en lien avec les agents administratifs afin d’évaluer les droits et prestations des usagers et faciliter les démarches des personnes en situation de handicap.

Si vous êtes intéressé par ce poste, vous pouvez contacter : la responsable du service médical adulte, le Dr Nathalie MONTANER nmontaner@var.fr  04 94 05 35 85 ou la responsable du service administration générale (amosca@var.fr) 04 94 05 10 88.

Grades plafond Adjoints administratifs territoriaux 

Statut contractuel (CDD) 

Missions du poste : 

Vous êtes positionnés auprès du service évaluation médico-social adulte sous l'autorité hiérarchique du responsable et pour la partie de traitement des recours et contentieux sous l'autorité fonctionnelle du responsable du pôle administratif, en temps partagé selon l'organisation prévue entre les 2 services. Vous travaillez en binôme avec la secrétaire du service et assurez son remplacement lors des absences. 

Vous êtes chargé: 

  • d’assurer l’accueil physique et téléphonique du public relevant de vos missions
  • de gérer l’édition et l’envoi des convocations 
  • de renseigner les usagers pour les orienter, les informer sur leur dossier
  • de gérer les plannings du service évaluation médico-social adulte
  • de traiter du volet administratif du contentieux (conciliation, recours)

Profil, Expérience, Formation

Activités : 

Volet administratif /convocation des usagers

- procéder à l’ouverture des portefeuilles de tri de consultations adulte vérifier le bon renseignement des différentes étapes se rapportant à ces convocations en application des procédures informatiques en vigueur 

- Préparer les convocations des usagers avec contact préalable puis édition et envoi des convocations par les différents médias disponibles 

- éditer les tableaux des personnes convoquées, par consultant.

- procéder à différentes tâches en lien avec le contentieux:préparation des conciliations, renseignement des tableaux et des documents administratifs nécessaires au traitement de ce volet. 

  • Volet accueil physique et téléphonique 

- renseigner les personnes relative à leur convocation ou à leur demande de rdv.

- procéder aux éventuelles modifications et reports de rdv. 

- assurer la réception des usagers 

- vérifier et pointer les listings de convocation en fonction des présences et des absences 

- répondre aux appels téléphoniques, renseigner les personnes, les réorienter vers le bon interlocuteur 

- Faire le lien avec le chef de service ou autre cadre présent en cas de difficulté avec un usager 

  • Volet gestion des plannings, secrétariat du service 

- Editer les listes de dossiers à partir des portefeuilles adulte pour la répartition du travail des évaluateurs 

- scanner les documents se rapportant aux différentes consultations (notes médecin,psychologues) 

Activités annexes: 

  • renseigner les services extérieurs et les mettre en lien avec le professionnel évaluateur si nécessaire. 
  • mettre à jour le planning mensuel du service en fonction des présences et des différentes équipes et réunions
  • renseigner le planning général du pôle médico-social pour les vacataires
  • renseigner l'outil prévu (tableau partagé) pour disposer des statistiques d'activité du service.

Sujétions particulières liées au poste (horaires spécifiques, déplacements, astreintes….) : 

Accueil du public , présence aux horaires d’ouverture du public. Poste à temps partagé entre 2 activités sur ce poste (secrétariat/accueil médico-social et traitement contentieux) en binôme pour assurer la continuité du service.

Compétences requises : 

Savoir (connaissances) 

Connaissance du domaine du handicap et des grands principes de la Loi du 11 février 2005

Connaissance de l’environnement institutionnel 

Savoir-faire (compétences techniques) 

Maîtriser l’outil informatique 

Maîtrise des techniques d’écoute et de communication 

Savoir-être (aptitudes personnelles) 

Savoir adapter son intervention aux différents publics accueillis 

Être capable de gérer des situations d’agressivité et de conflits 

Être capable de travailler en autonomie et en équipe 

Être rigoureux et précis 

Être à l’écoute 

Respect du secret professionnel

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